Delegowanie zadań nie zawsze jest łatwe dla liderów. Często kończy się na tym, że biorą oni na siebie pracownicyzadań, wywierając na siebie presję. Wielu menedżerów uważa, że delegując zadanie, zrzekają się kontroli i odpowiedzialności. Jednak dzięki jasno określonym celom i skutecznej komunikacji zasad i terminów, zadania mogą być delegowane bez utraty nadzoru. Financial Times Deutschland przedstawił siedem kroków skutecznego delegowania zadań.
1. Kto podejmie się tego zadania?
Proszę wyznaczyć jedną osobę do wykonania zadania. Osoba ta bierze na siebie znaczną część odpowiedzialności i w razie potrzeby może delegować podzadania.
2. Do kiedy zadanie musi zostać wykonane?
Proszę wyznaczyć stały termin, nawet jeśli wątpią Państwo, że osoba odpowiedzialna będzie w stanie wykonać zadanie w wyznaczonym czasie. W przypadku obszernych projektów wskazane jest wyznaczenie terminów pośrednich.
3. Co należy zrobić?
Proszę jasno określić cele i podkreślić, co jest szczególnie ważne. Jeśli istnieją terminy pośrednie, proszę omówić tutaj wyniki pośrednie.
4. Dlaczego pracownik musi to zrobić?
Proszę zapewnić przejrzystość i wyjaśnić pracownikowi, dlaczego musi wykonać dane zadanie. Kiedy zrozumieją cel, będą mogli pracować niezależnie i podejmować decyzje. Proszę również wyjaśnić pracownikowi, co przyniesie mu wykonanie zadania.
5. Jak powinni postępować?
Proszę niekoniecznie dyktować, w jaki sposób pracownik ma wykonać zadanie. Często są oni przeszkoleni w danej dziedzinie i znają najlepsze metody rozwiązania problemu. Może być jednak wskazane omówienie poszczególnych kroków, zwłaszcza jeśli jest to nowy pracownik.
6. Jakie zasoby są potrzebne do wykonania zadania?
Proszę zapewnić pracownikowi zasoby niezbędne do wykonania zadania. Jeśli pracownik deleguje podzadania, proszę wyjaśnić, kto co robi, kiedy, dlaczego, w jaki sposób i przy użyciu jakich zasobów.
7. Proszę podziękować.
Proszę okazywać szacunek swoim pracownikom. Dlatego proszę dziękować im z wyprzedzeniem, gdy wymagają Państwo od nich wyników.
Delegowanie zadań nie tylko zmniejsza obciążenie liderów, ale także motywuje pracowników poprzez przydzielanie im odpowiedzialności i ambitnych zadań. Jeśli te kroki są przestrzegane, menedżer może nadal zachować jasny przegląd pomimo delegowania zadań, bez zbytniego ingerowania w obszary innych.
