Zasada konewki: Skazani na porażkę w zarządzaniu czasem!

Zastanawialiśmy się, co tak naprawdę odróżnia skuteczne i zrównoważone szkolenia z zarządzania czasem od tych mniej istotnych i mało owocnych. Wynik jest równie prosty, co zaskakujący. Kluczowe znaczenie ma dostosowanie zasad zarządzania czasem do indywidualnych osobowości.

Przegląd szkoleń z zakresu zarządzania czasem

Odkąd eksperci od produktywności, tacy jak Stephen Covey, Peter Drucker i Alan Lakein, podkreślili, że zarządzanie czasem pomaga nam stać się bardziej skutecznymi i wydajnymi, rynek szkoleń z zarządzania czasem rozkwitł. Zazwyczaj wszystkie te szkolenia wyglądają podobnie: uczestnicy są bombardowani różnymi metodami zarządzania czasem. Po krótkim wprowadzeniu następuje wyznaczanie celów.

Aby wyznaczyć konkretne i realistyczne cele, uczestnicy są zachęcani do zrozumienia SMART, MMM lub Schodów Celów. Metoda ABC, Matryca Eisenhowera lub metoda $25,000 zostały wyjaśnione w celu ustalenia odpowiednich priorytetów - czasami za jednym razem. W przypadku planowania trenerzy często polegają na metodzie ALPEN. Oczywiście nie powinno zabraknąć krzywej wydajności, krzywej czasu zakłóceń i krzywej koncentracji. Proszę jednak uważać: Najpierw rzeczy najważniejsze! Następnie proszę postępować zgodnie z modelem bilansu czasu, zasadą Pareto i wieloma innymi.

Pytanie, które można tylko zadać, brzmi: Jeśli jedna metoda następuje po drugiej, jak uczestnicy mogą nadal być otwarci na dziesiątą - nie mówiąc już o tym, jak je zastosować? Ponieważ szkolenie nie daje im tyle czasu.

Dlaczego w ogóle istnieje tak wiele metod i zasad?

W sumie istnieje ponad 50 metod zarządzania czasem. To wspaniały repertuar przekazywany i rozszerzany z trenera na trenera. Dlaczego jednak nie wystarczy kilka metod? Proszę zapytać trenerów o najlepszą metodę, a usłyszą Państwo różne odpowiedzi. Dlaczego istnieje tak wiele alternatyw? Być może dlatego, że jest tak wiele tematów, które należy omówić? Trudno powiedzieć. Dzięki ALPEN moglibyśmy już objąć dużą część. A może dlatego, że eksperci chcą być uznawani za elitę dzięki swojej nowej metodzie? Całkiem możliwe! Jednak znacznie bardziej prawdopodobne jest, że twórcy nowych metod nie byliby w stanie objąć swoich indywidualnych wartości w dobrym zarządzaniu czasem za pomocą istniejącego repertuaru. Innymi słowy: Istnieje tak wiele metod, ponieważ zarządzanie czasem jest tak indywidualne, a różne metody wyrażają tę indywidualność. 

Niektórzy trenerzy koncentrują się bardziej na planowaniu i dlatego preferują metodę Eisenhowera. ustalanie priorytetów, podczas gdy inni koncentrują się na wdrożeniu (tj. skutecznej i wydajnej pracy) i dlatego preferują metodę $25,000.

Wszystkim pomagają te same wskazówki - a może nie?

Podobnie jak trenerzy mają swoje indywidualne preferencje, uczestnicy również wnoszą swoją indywidualność do szkolenia. Jednym ze sposobów rozwiązania tego problemu jest uwzględnienie osobowości uczestników. Proszę wziąć pod uwagę persolog® Model Czynnika Osobowości bada powierzchowne cechy osobowości ludzi, tj. ich zachowanie. Zarządzanie czasem jest zachowaniem. Dlatego osobowość również wpływa na zarządzanie czasem. Jak to dokładnie wygląda? Proszę sprawdzić:

Dominujący:

Niektórzy ludzie dążą do sukcesu. Osoby te potencjalnie planują mniej na piśmie, nawet nie planują swoich priorytetów. Ustalanie priorytetów odbywa się raczej intuicyjnie i w umyśle. Mają jasno określone cele. Dlatego koncentrują się na zadaniach, które szybko przybliżają ich do celu. Zazwyczaj zostawiają błahe sprawy, ponieważ niewiele wnoszą. Przyciągają ich rzeczy ważne i pilne. Wskazówka dotycząca dominującego stylu zachowania: Proszę również zwracać uwagę na mniej pilne zadania, aby nie wypalić się na dłuższą metę. Obejmuje to również aktywny wypoczynek i czas na relaks!

Wpływ:

Inni ludzie kierują się pragnieniem uznania. Kochają życie i pracę, gdy mogą posuwać sprawy do przodu wraz z innymi. Absorbują ich nowe, zróżnicowane i barwne zadania. Ma to również wpływ na realizację zadań. W zależności od motywacji, spontanicznie zmieniają swoje priorytety. Zgodnie z mottem "Liczy się to, co sprawia przyjemność", każde planowanie staje się wyzwaniem. Wskazówka dotycząca wpływania na styl zachowania: Proszę ustalać priorytety według kryterium ważności, a mniej według czynnika przyjemności. Proszę zwiększyć swoją motywację do wykonywania nieprzyjemnych zadań poprzez zaangażowanie innych osób.

Spokojnie:

Inne osoby dążą do spójności i współpracy. Uważają, że ich zadaniem jest wspieranie innych i wspólne realizowanie zadań zespołu. Ponieważ rzadko realizują własne cele, ustalanie priorytetów jest dla nich szczególnie trudne. Zamiast podkreślać ważność (=cel), koncentrują się na głośnych, pilnych zadaniach. Dlatego tak zwane zadania typu C otrzymują zbyt wiele uwagi. Wskazówka dla Steady'ego Styl zachowania: Wymiana informacji ze współpracownikami w celu ustalenia terminów i oceny ważności. Pomaga to ustalić kolejność wykonywania zadań.

Ostrożność:

Czwarta grupa osób skupia się na perfekcji. Ważne jest dla nich, aby umieścić wisienkę na szczycie wyniku pracy. Są stosunkowo dobrzy w ustalaniu priorytetów zadań. W tym przypadku mniej przeszkadza ustrukturyzowane planowanie, ale raczej jego wdrażanie. Nawet jeśli korzyści płynące z danego zadania są mniej widoczne, to jest ono wykonywane zgodnie z oczekiwaniami jakościowymi. Wskazówka dotycząca ostrożnego stylu zachowania: Proszę nie planować każdego szczegółu. Proszę ograniczyć swój perfekcjonizm do ważnych zadań. Następnie proszę zwiększyć tempo wykonywania mniej ważnych zadań.

Ważniejsze niż metody: Osobowość!

Tak więc większość szkolenia z zarządzania czasem stosowanie zasady konewki: z dużym entuzjazmem, wszystkie metody zarządzania czasem, wskazówki i sztuczki są wylewane w równym stopniu na i tak już przeciążonych uczestników podczas 1- lub 2-dniowego szkolenia. Jak sadzonka ma rozwinąć swoje korzenie i rosnąć w takim środowisku? Niektóre rośliny potrzebują więcej światła słonecznego, inne więcej cienia. Niektóre rośliny potrzebują więcej nawozu, wody i miłych słów niż inne. Podobnie, różne osobowości również potrzebują różnych metod i wskazówek w zarządzaniu czasem.

Oczywiście metody zarządzania czasem, takie jak SMART i inne, powinny być częścią szkolenia z zarządzania czasem. Jednak znacznie ważniejsze od samych metod jest zainicjowanie i współtworzenie procesu myślowego u uczestników. Trenerzy, którym udaje się przekazać uczestnikom ich własną indywidualność w zarządzaniu czasem oraz zapewnić metody i wskazówki, które naprawdę pomagają poszczególnym osobom w przekraczaniu granic.

Zamiast skupiać się na ilości, należy skupić się na jakości. Zamiast prezentować wszystkie metody, należy uczyć właściwych metod i przemyśleć je dla każdej osoby. Chodzi o to, aby nauczyć się doceniać różnice i zaczynać tam, gdzie naprawdę dotyka to danej osoby. Tylko wtedy transfer do praktyki może się powieść. Tylko wtedy szkolenia z zarządzania czasem mogą być naprawdę trwałe.