Anne, menedżer w średniej wielkości firmie, przygotowuje się do corocznej oceny wyników pracy swojego członka zespołu, Maxa, odczuwając mieszankę podekscytowania i zdenerwowania. Anne wie, że skuteczna ocena wyników jest niezbędnym narzędziem do rozwoju i motywowania pracowników organizacji. Max jest utalentowanym pracownikiem z dużym potencjałem, ale ostatnie spotkania nie były tak produktywne, jak by sobie tego życzyła. Zastanawia się, co może zrobić inaczej następnym razem i co naprawdę ma znaczenie.
Anne nie jest sama. Wielu menedżerów każdego dnia daje z siebie wszystko. Często jednak popełniane są błędy, które zmniejszają skuteczność rozmów oceniających. Niniejszy artykuł identyfikuje pięć z tych powszechnych błędów. Jednocześnie artykuł zawiera porady, jak przezwyciężyć te wyzwania. Kiedy unika się tych błędów, wywiady oceniające mogą rozwinąć swoją pełną moc i wpływ.
1. Brak przygotowania
Czasami menedżerowie przystępują do rozmów oceniających nieprzygotowani, myśląc jedynie o tym, jakie informacje zwrotne chcą przekazać pracownikowi podczas rozmowy. Jednak skuteczna rozmowa oceniająca wymaga dokładnego przygotowanie zapewnić konstruktywna informacja zwrotna i wyznaczyć konkretne cele rozwojowe.
Poniższe pytania mogą pomóc w przygotowaniach:
- Co idzie dobrze? Z czego ty lub inni jesteście zadowoleni?
- Co nie idzie dobrze? Z czego nie jesteś zadowolony?
- Jak wygląda krzywa rozwoju pracownika od ostatniej rozmowy kwalifikacyjnej? Czy nastąpił pozytywny rozwój, stagnacja czy nawet regres?
- Jak może wyglądać przyszły rozwój pracownika?
Odpowiedź na te pytania wymaga uczciwego i refleksyjnego zbadania wydajności i zachowania pracownika.
Innym aspektem przygotowań, który jest często zaniedbywany, jest zaangażowanie pracowników. Pracownicy często nie mają możliwości przygotowania się do spotkania lub wyrażenia własnych obaw i celów. Jeśli pracownik ma możliwość zastanowienia się nad tym wcześniej, a może nawet wypełnienia formularza samooceny, spotkanie może być zorganizowane bardziej efektywnie i celowo.
2. Nie słuchanie
Innym częstym błędem w ocenach pracowniczych jest to, że menedżerowie nie dają pracownikowi wystarczającej przestrzeni i nie słuchają go aktywnie. Jednak rozmowa oceniająca powinna być dialogiem, w którym obie strony mają możliwość wyrażenia swoich myśli i obaw.
Podstawowym sposobem na zapewnienie pracownikowi przestrzeni jest otwarte rozpoczęcie rozmowy. Pytania takie jak "Co jest dla Ciebie ważne w naszej dzisiejszej rozmowie?" lub "Czy masz temat, o którym możemy dzisiaj porozmawiać?" pokazują pracownikowi, że jego opinie i obawy są cenione, a rozmowa nie jest jednostronna.
Podczas rozmowy ważne jest, aby komunikować się na poziomie oczu. Gdy traktujesz pracownika jak równego sobie, tworzysz atmosferę szacunku i otwartości.
Pytania takie jak "Co sądzisz o naszej współpracy w zeszłym roku?" pozwalają pracownikom opisać swoją perspektywę i wyrazić swoje przemyślenia. To nie tylko wzmacnia poczucie zaangażowania i docenienia pracownika, ale także dostarcza cennych spostrzeżeń, które można wykorzystać do dalszego rozwoju współpracy.
Ogólnie rzecz biorąc, ważne jest, aby rozmowy oceniające były postrzegane jako proces dialogowy, w którym obie strony mają możliwość wypowiedzenia się i bycia wysłuchanym.
3. Niespecyficzne i niekonstruktywne informacje zwrotne
Częstym błędem w ocenach pracowniczych jest udzielanie niekonkretnych i niekonstruktywnych informacji zwrotnych. Problem polega na tym, że pracownik nie wie dokładnie w czym tkwi problem i co powinien zrobić inaczej w przyszłości.
Ważne jest, aby pochwały i krytyka nie były powierzchowne, ale poparte konkretnymi przykładami. Pokazując pracownikowi dokładnie, co poszło dobrze, a co można poprawić, informacja zwrotna staje się zrozumiała i pomocna.
Jako menadżer, powinieneś także być konkretny w kwestii tego, co chciałbyś, aby się zmieniło lub jak pracownik mógłby się poprawić. Zamiast być niejasnym, ważne jest, aby sformułować jasne oczekiwania i wyznaczyć konkretne cele na przyszłość. Ważne jest, aby pamiętać, że pracownik musi być w stanie osiągnąć cel. Utopijne cele lub całkowite zmiany w zachowaniu mogą demotywować pracownika. Pomocne może być zdefiniowanie mniejszych kroków pośrednich i ciągłe śledzenie osiągnięć podczas kolejnych spotkań.
Pracownik nie powinien być pozostawiony sam sobie z wdrożeniem. Pytając: "Jak mogę Cię wesprzeć?" pokazujesz pracownikowi, że chcesz pomóc mu osiągnąć jego cele i pokonać wyzwania.
4. Ignorowanie typowych błędów w myśleniu
Kolejną przeszkodą w ocenie pracowników jest nierozpoznanie typowych błędów w myśleniu. Błędy te mogą prowadzić menedżerów do wydawania niedokładnych lub stronniczych osądów na temat swoich pracowników. Poniżej przedstawiono trzy błędy w myśleniu:
- Efekt halo: Gdy wybitna cecha lub wydajność pracownika prowadzi do korzystniejszej ogólnej oceny jego osoby. Inne aspekty wydajności lub zachowania pracownika są pomijane lub postrzegane mniej krytycznie. Na przykład, jeśli sprzedawca dobrze sprzedaje, może to prowadzić do tego, że inne aspekty, takie jak interakcje ze współpracownikami, są oceniane pozytywnie, nawet jeśli jego wyniki w tym obszarze mogą być poniżej średniej.
- Podobieństwo: Przełożony ocenia pracownika bardziej przychylnie niż byłoby to obiektywnie uzasadnione ze względu na osobiste podobieństwa lub sympatie.
- Tendencyjność: Dzieje się tak, gdy ostatnie wydarzenia lub wyniki są przeceniane, podczas gdy wydarzenia lub wyniki sprzed dłuższego czasu są pomijane. Na przykład, wyniki są oceniane na podstawie ostatnich 1-2 tygodni zamiast ostatniego roku.
Takie błędy w ocenie zdarzają się każdemu i nie można ich całkowicie uniknąć. Dlatego ważne jest, aby menedżerowie byli świadomi własnych uprzedzeń i aktywnie starali się oceniać swoich pracowników obiektywnie i sprawiedliwie. Wymaga to ciągłego autorefleksja i gotowość do kwestionowania własnego sposobu myślenia.
5. Brak dokumentacji kolejnych kroków i uzgodnień
Częstym błędem w ocenach pracowniczych jest to, że kolejne kroki i ustalenia nie są wystarczająco zdefiniowane i udokumentowane. Może to prowadzić do tego, że ważne decyzje i środki pozostaną niejasne z perspektywy czasu i nie zostaną wdrożone.
Chociaż na spotkaniu często omawia się zmiany lub ulepszenia, nie określa się, co od teraz będzie robione inaczej. W rezultacie poczynione ustalenia pozostają niejasne i mgliste, a prawdopodobieństwo ich wdrożenia jest niskie. Nawet jeśli konkretne działania zostaną uzgodnione podczas spotkania, istnieje ryzyko, że zostaną one zapomniane lub sfałszowane, jeśli nie zostaną zapisane. Brak wdrożenia określonych działań może prowadzić do frustracji i niezadowolenia po obu stronach.
Aby uniknąć tego błędu, ważne jest, aby wszystkie umowy i kolejne kroki były rejestrowane na piśmie. Może to przybrać formę protokołu lub pisemnej umowy i powinno być wiążące dla obu stron. Pomocne może być natychmiastowe zorganizowanie spotkania w celu sprawdzenia, w jakim stopniu uzgodnione działania zostały wdrożone (zarówno przez menedżera, jak i pracownika). Zapewni to, że nie zostaną one zapomniane i że zostaną faktycznie wdrożone.
Konkrety: kolejne kroki
Być może ten artykuł zainspirował Cię do oceny i optymalizacji rozmów oceniających. Następnie przejdź do konkretów: Zapisz na kartce papieru trzy konkretne pomysły lub obszary wymagające poprawy, którymi chciałbyś się zająć i które chciałbyś wdrożyć.
Innym sposobem na przeniesienie rozmów oceniających na wyższy poziom jest skorzystanie z aplikacji karty fokusowe od commma Personalentenwicklung GmbH. Zestaw kart fokusowych składa się z 30 różnych kart dotyczących istotnych tematów związanych ze współpracą. Ułatwia to przygotowanie się do rozmów oceniających. Karty fokusowe ułatwiają uzyskanie jasności co do tego, co jest naprawdę istotne i pomagają dotrzeć do sedna tych tematów. Dzięki tematom i pytaniom opartym na psychologii, karty pomagają zaangażować się w szczery dialog na poziomie oczu.
