Die 5 größten Fehler im Mitarbeitergespräch

Als Anne, eine leitende Angestellte eines mittelständischen Unternehmens, sich auf das jährliche Mitarbeitergespräch mit ihrem Teammitglied Max vorbereitet, verspürt sie eine Mischung aus Aufregung und Nervosität. Anne weiß, dass ein effektives Mitarbeitergespräch ein unverzichtbares Instrument für die Entwicklung und Motivation der Mitarbeiter eines Unternehmens ist. Max ist ein talentierter Mitarbeiter mit großem Potenzial, aber die letzten Gespräche waren nicht so produktiv verlaufen, wie sie es sich gewünscht hatte. Sie fragt sich, was sie beim nächsten Mal anders machen kann und worauf es wirklich ankommt.

Damit ist Anne nicht allein. Viele Führungskräfte geben jeden Tag ihr Bestes. Dennoch werden in der Praxis häufig Fehler gemacht, die die Wirksamkeit von Mitarbeitergesprächen beeinträchtigen. Fünf dieser Stolpersteine werden in diesem Artikel identifiziert. Gleichzeitig steht der Artikel mit Rat und Tat zur Seite, wie diese Stolpersteine überwunden werden können. Werden diese Fehler vermieden, können Mitarbeitergespräche ihre ganze Kraft und Wirkung entfalten.

1. Fehlende Vorbereitung

Immer wieder gehen Führungskräfte unvorbereitet in das Gespräch und überlegen sich erst während des Gesprächs, welches Feedback sie dem Mitarbeiter geben wollen. Ein effektives Mitarbeitergespräch erfordert jedoch eine gründliche Vorbereitung, die es ermöglicht, konstruktives Feedback zu geben und gezielte Entwicklungsziele zu setzen.

Folgende Fragen können bei der Vorbereitung hilfreich sein:

• Was läuft gut? Womit bist du oder sind andere zufrieden?
• Was läuft nicht gut? Womit bist du nicht zufrieden?
• Wie sieht die Entwicklungskurve des Mitarbeitenden seit dem letzten Gespräch aus? Gibt es eine positive Entwicklung, Stagnation oder gar Rückschritte?
• Wie könnte die zukünftige Entwicklung des Mitarbeitenden aussehen?

Diese Fragen zu beantworten, erfordert eine ehrliche und reflektierte Auseinandersetzung mit der Leistung und dem Verhalten des Mitarbeitenden.

Ein weiterer Aspekt der Vorbereitung, der oft vernachlässigt wird, ist die Einbeziehung des Mitarbeiters selbst. Häufig haben Mitarbeiter keine Möglichkeit, sich auf das Gespräch vorzubereiten oder eigene Anliegen und Ziele zu formulieren. Wenn dem Mitarbeiter die Möglichkeit gegeben wird, sich im Vorfeld Gedanken zu machen und vielleicht sogar einen Selbsteinschätzungsbogen auszufüllen, kann das Gespräch effektiver und zielführender gestaltet werden.

2. Dem Mitarbeitenden keinen Raum geben

Ein weiterer häufiger Fehler bei Mitarbeitergesprächen besteht darin, dass Führungskräfte dem Mitarbeiter nicht genügend Raum geben und nicht aktiv zuhören. Ein Mitarbeitergespräch sollte jedoch ein Dialog sein, in dem beide Seiten die Möglichkeit haben, ihre Gedanken und Anliegen zu äußern.

Eine grundlegende Maßnahme, um dem Mitarbeiter Raum zu geben, besteht darin, das Gespräch offen zu beginnen. Fragen wie "Was ist Ihnen in unserem heutigen Gespräch wichtig?" oder "Haben Sie ein Thema, über das wir heute sprechen können?" zeigen dem Mitarbeiter, dass seine Meinung und seine Anliegen geschätzt werden und dass das Gespräch keine einseitige Angelegenheit ist.

Während des Gesprächs ist es wichtig, dass die Kommunikation auf Augenhöhe stattfindet. Wer sich auf Augenhöhe bewegt und den Mitarbeiter als gleichwertigen Gesprächspartner behandelt, schafft eine Atmosphäre des Respekts und der Offenheit.

Durch Fragen wie "Wie haben Sie unsere Zusammenarbeit im letzten Jahr empfunden?" ermöglichen es dem Mitarbeiter, seine Sicht der Dinge zu schildern und seine Gedanken zu äußern. Dies stärkt nicht nur das Gefühl der Einbindung und Wertschätzung des Mitarbeiters, sondern liefert auch wertvolle Erkenntnisse, die für die Weiterentwicklung der Zusammenarbeit genutzt werden können.

Insgesamt ist es wichtig, dass Mitarbeitergespräche als dialogische Prozesse verstanden werden, in denen beide Seiten die Möglichkeit haben, sich zu äußern und gehört zu werden.

3. Unkonkretes und unkonstruktives Feedback

Ein häufiger Fehler in Mitarbeitergesprächen ist das Geben von unkonkretem und unkonstruktivem Feedback. Das Problem: Der Mitarbeiter weiß danach nicht, was genau das Problem ist und was er in Zukunft anders machen soll.

Wichtig ist, dass Lob und Kritik nicht oberflächlich bleiben, sondern mit konkreten Beispielen untermauert werden. Indem dem Mitarbeiter aufgezeigt wird, was genau gut gelaufen ist und was verbessert werden kann, wird das Feedback für ihn nachvollziehbar und hilfreich.

Was verbessert werden kann, wird das Feedback für ihn nachvollziehbar und hilfreich. Darüber hinaus sollte man als Führungskraft auch einen konkreten Wunsch äußern, was man sich anders wünscht oder wie sich der Mitarbeitende verbessern könnte. Statt vage zu bleiben, ist es wichtig, klare Erwartungen zu formulieren und dem Mitarbeiter konkrete Ziele für die Zukunft zu setzen. Hier gilt es zu beachten, dass der Mitarbeitende auch fähig sein muss, das Ziel zu erreichen. Utopische Ziele oder komplette Verhaltensveränderungen können den Mitarbeiter demotivieren. Hilfreich kann es sein, kleinere Zwischenschritte zu definieren und die Erreichung in Folgeterminen kontinuierlich nachzuverfolgen.

Bei der Umsetzung sollte man den Mitarbeitenden nicht allein lassen. Mit der Frage: "Wie kann ich dich dabei unterstützen?“ zeigt man dem Mitarbeitenden, dass man bereit ist, ihn bei der Erreichung seiner Ziele und der Bewältigung seiner Herausforderungen zu unterstützen.

4. Typische Denkfehler nicht beachten

Ein weiterer Stolperstein in Mitarbeitergesprächen, ist die Nichtbeachtung typischer Denkfehler. Diese Denkfehler können dazu führen, dass Führungskräfte ungenaue oder voreingenommene Einschätzungen über ihre Mitarbeitende abgeben. Drei Denkfehler werden im Folgenden vorgestellt:

• Halo-Effekt: Hier führt eine herausragende Eigenschaft oder Leistung eines Mitarbeitenden dazu, dass die Person insgesamt positiver bewertet wird. Andere Aspekte der Leistung oder des Verhaltens des Mitarbeitenden werden dadurch übersehen oder weniger kritisch betrachtet. Erzielt beispielsweise ein Verkäufer gute Umsätze, kann dies dazu führen, dass auch andere Aspekte, wie z.B. der Umgang mit Kollegen/Kolleginnen, positiv bewertet werden, obwohl er hier vielleicht eher unterdurchschnittlich abschneidet.
• Ähnlichkeitsfehler: Der Vorgesetzte beurteilt den Mitarbeitenden aufgrund persönlicher Ähnlichkeiten oder Sympathien positiver, als es objektiv gerechtfertigt wäre.
• Aktualitätsfehler: Dieser tritt auf, wenn kürzlich stattgefundene Ereignisse oder Leistungen überbewertet werden, während länger zurückliegende Ereignisse oder Leistungen vernachlässigt werden. So wird die Leistung zum Beispiel nur auf Basis der letzten 1-2 Wochen bewertet, statt die Entwicklung im letzten Jahr zu berücksichtigen.

Diese Denkfehler passieren jedem Menschen und lassen sich nicht vollständig vermeiden. Daher ist es wichtig, dass sich Führungskräfte ihrer eigenen Voreingenommenheit bewusst sind und sich aktiv um eine objektive und faire Beurteilung ihrer Mitarbeiter bemühen. Dies erfordert eine kontinuierliche Selbstreflexion und die Bereitschaft, eigene Denkmuster in Frage zu stellen.

5. Fehlende Dokumentation der nächsten Schritte und Vereinbarungen

Ein häufiger Fehler bei Mitarbeitergesprächen ist, dass die nächsten Schritte und Vereinbarungen nicht ausreichend definiert und dokumentiert werden. Dies kann dazu führen, dass wichtige Entscheidungen und Maßnahmen im Nachhinein unklar bleiben und nicht umgesetzt werden.

Häufig wird im Gespräch zwar über Veränderungen oder Verbesserungen gesprochen, aber es wird nicht konkret festgelegt, was ab sofort anders gemacht wird. Dies führt dazu, dass die getroffenen Vereinbarungen unklar und vage bleiben und die Wahrscheinlichkeit, dass sie tatsächlich umgesetzt werden, gering ist. Selbst wenn im Gespräch konkrete Maßnahmen vereinbart wurden, besteht die Gefahr, dass diese im Nachhinein vergessen oder verfälscht werden, wenn sie nicht schriftlich festgehalten werden. Werden definierte Maßnahmen nicht umgesetzt, kann das zu Frustration und Unzufriedenheit auf beiden Seiten führen.

Um diesen Fehler zu vermeiden, ist es wichtig, dass alle Vereinbarungen und nächsten Schritte schriftlich festgehalten werden. Dies kann in Form eines Protokolls oder einer schriftlichen Vereinbarung geschehen und sollte für beide Seiten verbindlich sein. Hier kann es hilfreich sein, direkt einen Folgetermin zu vereinbaren, bei dem reflektiert wird, inwiefern definierte Maßnahmen bereits umgesetzt wurden (sowohl vom Vorgesetzten als auch vom Mitarbeitenden). So wird sichergestellt, dass sie nicht vergessen und tatsächlich umgesetzt werden.

Werde konkret: Dein nächster Schritt

Vielleicht hat dich der Artikel dazu inspiriert, deine Mitarbeitergespräche zu evaluieren und zu optimieren. Dann werde jetzt konkret: Notiere auf einem Zettel drei konkrete Ideen oder Optimierungspotenziale, die du angehen und nutzen möchtest.

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