Gießkannen-Prinzip: Im Zeitmanagement zum Scheitern verurteilt!

Wir haben uns gefragt, was wirklich wirkungsvolle und nachhaltige Zeitmanagement-Trainings von weniger relevanten und kaum fruchtbaren Zeitmanagement-Trainings unterscheidet. Das Ergebnis ist so einfach wie verblüffend. Zeitmanagement-Prinzipien an individuelle Persönlichkeiten anzupassen ist entscheidend.

Ein Abriss der Zeitmanagement-Trainingslandschaft

Seit Produktivitäts-Experten wie Stephen Covey, Peter Drucker und Alan Lakein betont haben, Zeitmanagement helfe effektiver und effizienter zu werden, boomt der Markt für Zeitmanagement-Trainings. In der Regel sehen diese Trainings alle ähnlich aus: die Teilnehmer werden mit einer Vielzahl an Zeitmanagement-Methoden überschüttet. Nach einer kurzen Einführung wird das Thema Zielsetzung angegangen.

Für das Setzen von konkreten und realistischen Zielen gilt es dann für die Teilnehmer SMART, MMM oder die Ziele-Treppe zu verstehen. Die ABC-Methode, Eisenhower-Matrix oder 25.0000$-Methode werden für das Setzen von adäquaten Prioritäten erklärt – manchmal auch einfach alle hintereinander weg. Fürs Planen setzen Trainer gerne auf die ALPEN-Methode. Natürlich dürfen da die Leistungskurve, Störzeitenkurve und Konzentrationskurve auch nicht fehlen. Aber Achtung: First things first! Dann folgen das Zeit-Balance-Modell, Pareto-Prinzip und viele mehr.

Die Frage, die man sich da nur stellen kann: Wenn eine Methode die andere jagt, wie sollen Teilnehmer bei der zehnten denn noch aufnahmefähig sein – geschweige denn für sich herausfinden, wie sie die Methoden anwenden können? Denn so viel Zeit bietet ihnen ein Training da auch nicht.

Warum gibt es eigentlich so viele Methoden und Prinzipien?

In der Summe gibt es weit über 50 Zeitmanagement-Methoden. Ein großartiges Repertoire, das von Trainer zu Trainer weitergegeben und erweitert wird. Aber warum reichen denn nicht ein paar Methoden? Frage Trainer nach der besten Methode, dann wirst du verschiedene Antworten hören. Warum gibt es so viele Alternativen? Etwa weil es so viele Themen gibt, die alle abgedeckt werden müssen? Wohl kaum. Denn mit ALPEN könnten wir schon einen Großteil erfassen. Dann, weil Experten mit ihrer neuen Methode in den Kreis der Elite aufgenommen werden wollen? Gut möglich! Viel wahrscheinlicher ist doch aber, dass die Erfinder neuer Methoden mit dem bisherigen Fundus nicht ihre individuellen Werte an ein gutes Zeitmanagement abdecken konnten. In anderen Worten: Es gibt so viele Methoden, weil Zeitmanagement so individuell ist und verschiedene Methoden diese jeweilige Individualität zum Ausdruck bringen. 

So legen mache Trainer mehr den Fokus auf die Planung und schätzen daher für das Prioritäten setzen eher die Eisenhower Methode, während andere ihren Fokus auf die Umsetzung (also das effektive und effiziente Arbeiten selbst) legen und damit eher Gefallen an der 25.0000$-Methode finden.

Jedem helfen die gleichen Tipps – oder etwa doch nicht?

Genauso wie Trainer ihre individuellen Präferenzen haben, bringen auch die Teilnehmer ihre Individualität mit ins Training. Eine Möglichkeit dem zu begegnen, ist die Persönlichkeit der Teilnehmer zu berücksichtigen. Das persolog® Persönlichkeits-Modell betrachtet die oberflächlichen Persönlichkeitswesenszüge von Menschen, also deren Verhalten. Zeitmanagement ist ein Verhalten. Damit hat die Persönlichkeit auch einen Einfluss auf das Zeitmanagement. Wie das genau aussehen kann? Prüfen wir es mal nach:

Dominanz:

Es gibt Menschen, die streben verstärkt nach Erfolg. Potenziell planen diese Menschen weniger schriftlich, auch nicht ihre Prioritäten. Vielmehr erfolgt die Priorisierung intuitiv und im Kopf. Sie haben ihre Ziele klar vor Augen. Daher forcieren sie die Aufgaben, die sie ihren Zielen schnell näherbringen. Kleinkram lassen sie in der Regel einfach liegen, denn der bringt wenig. Sie werden von den wichtigen und dringenden Dingen regelrecht angezogen. Ein Tipp für Dominante: Behalte auch die weniger dringenden Aufgaben im Blick, um langfristig nicht auszubrennen. Dazu gehören auch die aktive Erholung und Zeit zur Entspannung!

Initiative:

Andere Menschen werden vom Wunsch nach Anerkennung getrieben. Sie lieben das Leben und Arbeiten, wenn sie mit anderen zusammen Dinge bewegen können. So werden sie von neuen, abwechslungsreichen und bunten Aufgaben eingenommen. Das hat auch einen Einfluss auf das Abschließen von Aufgaben. Denn je nach Motivation ändern sie auch ganz spontan ihre Prioritäten. Ganz nach dem Motto „Wichtig ist, was Spaß macht“ wird jegliches Planen zur Herausforderung. Ein Tipp für Initiative: Priorisiere mehr nach dem Kriterium Wichtigkeit, weniger nach dem Spaßfaktor. Steigere deine Motivation für unliebsame Aufgaben, indem du andere einbindest.

Stetige:

Wiederum andere Menschen streben nach Zusammenhalt und Kooperation. Sie sehen es als ihre Aufgabe, andere zu unterstützen und die Aufgaben des Teams gemeinschaftlich voranzubringen. Da sie selten eigene Ziele verfolgen, fällt ihnen das Priorisieren besonders schwer. Statt die Wichtigkeit (=Ziel) zu betonen, legen sie ihren Schwerpunkt auf die lauten, dringlichen Aufgaben. Daher bekommen die sogenannten C-Aufgaben viel zu viel Aufmerksamkeit. Ein Tipp für Stetige: Suche den Austausch zu Kollegen, um Fristen in Erfahrung zu bringen und die Wichtigkeit einschätzen zu können. Das hilft, die Aufgabenbearbeitungsreihenfolge festzulegen.

Gewissenhafte:

Die vierte Menschengruppe setzt den Schwerpunkt auf die Perfektion. Ihnen ist es wichtig, dem Arbeitsergebnis noch die Kirsche aufzusetzen. Es gelingt ihnen relativ gut, Aufgaben zu priorisieren. Hier ist es weniger die strukturierte Planung, die im Wege steht, sondern das Überführen der Planung in die Tat. Denn selbst wenn der Nutzen einer Aufgabe weniger ersichtlich ist, wird diese zu 100 Prozent erledigt, um den Erwartungen an die Qualität zu entsprechen. Ein Tipp für Gewissenhafte: Plane nicht jedes Detail. Beschränke deinen Perfektionismus auf die wichtigen Aufgaben. Erhöhe dann deine Schnelligkeit bei den weniger wichtigen Aufgaben.

Wichtiger als Methoden: Persönlichkeit!

Die meisten Zeitmanagement-Trainings wenden also das Gießkannen-Prinzip an: Mit Schwung werden in einem 1- oder 2-tägigen Training alle Zeitmanagement-Methoden, Tipps und Tricks gleichermaßen auf die sowieso schon überlasteten Teilnehmer gegossen. Wie soll denn da ein Pflänzchen seine Wurzeln entfalten und in die Höhe sprießen können? Manch eine Pflanze braucht mehr Sonnenlicht, eine andere mehr Schatten. Manche Pflanzen brauchen mehr Dünger, Wasser und liebe Worte als andere. Genauso brauchen verschiedene Persönlichkeiten auch verschiedene Methoden und Tipps im Zeitmanagement.

Selbstverständlich sollten Zeitmanagement-Methoden wie SMART und Co. Bestandteil in Zeitmanagement-Trainings sein. Viel wesentlicher als die Methoden selbst ist es aber, einen Denkprozess bei den Teilnehmern zu initiieren und mitzugestalten. Trainer, die es schaffen ihren Teilnehmern die eigene Individualität im Zeitmanagement zu vermitteln und Methoden und Tipps an die Hand zu geben, die dem einzelnen wirklich helfen, bewegen Grenzen.

Statt um Quantität sollte es um Qualität gehen. Statt alle Methoden vorzustellen, sollten die richtigen Methoden gelehrt und für den einzeln neu gedacht werden. Es geht darum, Unterschiedlichkeit schätzen zu lernen und da anzusetzen, wo es den einzelnen wirklich berührt. Nur dann kann der Transfer in die Praxis gelingen. Nur dann können Zeitmanagement-Trainings auch wirklich nachhaltig sein.